Nemrég került ki a netre egy levél, amit a holland adóhatóság küldött egy ott tanuló magyar diáknak. Azt írta a hatóság, hogy ha hozott magával autót, akkor azt jelentse be – ez eddig nem különösen érdekes. Azért lett ebből hír, mert mindezt nem hollandul írták, hanem magyarul. Szerintem viszont egy másik szempontból is figyelemreméltó a levél: közérthetően van megfogalmazva. Nézzük meg, mit jelent ez a gyakorlatban.

Áttekinthető. Címsorokat és listát használ, rövidek a bekezdések, és van hely a bekezdések között. Olvasható a betűtípus, nem túl hosszúak a sorok, és balra vannak igazítva (azaz nem sorkizárt).

Megszólítja az olvasót. Akihez beszél, az nem az „adóalany”, hanem „Ön”. Nem a „hatóságnak” kell visszaküldeni az űrlapot, hanem „nekem”.

Az elején elmagyarázza, miért ír: „információt szeretnénk kapni az Ön autójáról”. Ugyan a levél tárgyában már olvasható a „Hollandiába hozott autó”, de ez önmagában kevés. Egyrészt nem biztos, hogy elolvassák a tárgyat, másrészt nem derül ki, hogy kinek az autójáról van szó és mit kell vele kezdeni. Mindig célszerű azzal kezdeni egy levelet, hogy miért írunk.

Feloldja a rövidítéseket. Sőt, nem csak hogy feloldja, de még meg is magyarázza, mire jó: „Erre a számra azért van szüksége […]”.

Tömören és egyszerűen fogalmaz.  Ugyan nem tökéletes magyarsággal, de teljesen érthetően. „Szíveskedjék ezt az űrlapot nekem minél hamarább kitöltve visszaküldeni. Akkor is, ha nem hozott volna magával autót Hollandiába.”

Csak arról ír, ami az olvasónak fontos. Nem hivatkozik tíz különböző paragrafusra, nem terhel lényegtelen részletekkel.

Segíteni akar. Ez nem feltétlen része a közérthető fogalmazásnak, de teljesen illeszkedik a közérthető fogalmazás szellemiségéhez. Ugyanis megtesznek minden tőlük telhetőt, hogy neked minden információ a rendelkezésedre álljon és be tudd tartani a törvényeket. Nem pedig arra utaznak, hogy hogyan büntethetnének meg. Válaszborítékot is küldenek, és azt is megírják, kihez fordulhatsz segítségért, ha kérdéseid vannak.

Hogyan lehetne még javítani? Néhány ötlet, amivel még érthetőbb lenne a levél:

• Az űrlap és a formanyomtatvány kifejezés ugyanarra vonatkozik, jobb lenne mindig ugyanúgy hivatkozni rá (pl. nyomtatvány).
• Ha nem ért magyarul a címzett, akkor azt se fogja tudni elolvasni, hogy mit tegyen, ha „nem az Ön nyelvén van” az információ. Célszerűbb lenne ezt hollandul és angolul kiírni, így ha ő nem is érti, a környezetéből valaki biztos tudna segíteni.
• Fel kellene tüntetni a szövegben a telefonszámot, amin segítséget kérhet.

Végül pedig hasonlítsuk össze egy magyar hivatalos levéllel: