Középpontban az olvasó

A közérthető fogalmazás egyik alapelve, hogy az olvasó álljon mindig a középpontban. De mit is jelent ez a gyakorlatban? Először is azt, hogy tudjuk, kinek írunk, kit akarunk megszólítani. Másodszor azt, hogy arról írjunk, ami számára fontos. Végül pedig írjunk úgy, hogy meg is értse, amit közölni szeretnénk. Vizsgáljuk meg az egyes pontokat részletesen:

1. Tudjuk, kinek írunk

Ez mindennek az alapja. Ha nem vagyunk tisztában azzal, hogy ki az olvasó, akkor azt se tudjuk, mik a kérdései és mi az, amit már tud a témáról. Szedjük össze a lehető legtöbb információt az olvasóinkról. Néhány kérdés a sok lehetséges közül: Milyen idősek? Milyen az iskolai végzettségük? Hol laknak? Mennyire jártasak abban, amiről írunk? Mennyire tudják használni a számítógépet?

Természetesen van olyan eset, amikor nagyon tág az olvasók köre, és kevés kérdésre tudunk egyértelműen válaszolni. Egy közműszolgáltató ügyfélköre például minden társadalmi csoportot lefed. Ilyenkor a minimumhoz kell igazodnunk, azzal nem lőhetünk mellé: ha 8 általánossal is meg lehet érteni a számlalevelet, akkor az érettségizettek, diplomások stb. is meg fogják érteni.

De a legtöbb esetben ennél többet tudunk a célközönségünkről. Vegyünk például egy egészségpénztári egyenlegközlő levelet. Tudjuk, hogy a címzettek nagy valószínűséggel bejelentett állásban dolgoznak, hiszen a legtöbben a cafeteria részeként léptek be a pénztárba. Ebből következik, hogy aktív korúak, és hogy nem a legszegényebb rétegekbe tartoznak. Ez még nem jelenti azt, hogy tisztában vannak az SZJA (személyi jövedelemadó) fogalmával, és főleg nem ezzel a betűszóval. Tehát ha azt írjuk, hogy “Használja ki Ön is az idei 150 ezer forintos SZJA-keretet”, azzal rögtön elveszítjük az olvasóink egy részét.

2. Arról írunk, ami számára fontos

Ha tudjuk, kinek írunk, akkor azt is tudnunk kell, hogy miért olvas minket. Ha ismerjük az olvasók kérdéseit, akkor félig már nyert ügyünk van. Akár azt is megtehetjük, hogy a kérdés-válasz szerkezetet alkalmazzuk. Ezzel biztosítjuk, hogy az olvasó gyorsan és könnyen megtalálja a számára fontos információt.

Az “arról írunk, ami számára fontos” azt is jelenti, hogy nem írunk arról, ami az olvasót nem érdekli. Minél hosszabb egy szöveg, annál kevésbé valószínű, hogy végig fogják olvasni. Így ha felesleges információval tömjük tele, annál kisebb eséllyel fogja megtalálni az olvasó azt, amire szüksége van. Vegyük szinte bármelyik önkormányzat honlapját. Ott fog virítani egy köszöntő a honlap fő helyén, amit senki, de senki nem fog elolvasni. Hiszen egyikünk se azért nézi meg egy önkormányzat honlapját, hogy a polgármester köszöntőjét olvassa, hanem hogy a bölcsődei felvételről, parkolási matricáról stb. tájékozódjon.

Az is nyilvánvaló, hogy a szöveg legelejét fogják a legtöbben elolvasni, a végéig már sokkal kevesebben jutnak el. Ennek megfelelően legelőször kell a legfontosabb információkat közölnünk, és utána, csökkenő fontossági sorrendben jöhetnek a részletek, a kivételek és a megjegyzések. Ha egy sokoldalas levél harmadik oldalának közepén rejtjük el a lényeget, ne csodálkozzunk, ha nem találják meg.

3. Úgy írunk, hogy megértse

Tisztáztuk, kinek és miről írunk, de a mondandónkat úgy kell megfogalmaznunk, hogy meg is értsenek. Amikor csak lehet, szólítsuk meg az olvasót, beszéljünk hozzá. Azaz a “te” vagy “Ön” az olvasót jelenti, az “én” vagy a “mi” pedig minket vagy a céget/intézményt, akinek a nevében írunk. Ezzel azt is egyértelművé tesszük, kinek kell cselekednie.  Például “az engedélyezési eljárás kérelemre indul” helyett írjunk “kérjen engedélyt”.

Az előző szempontban már volt szó az olvasó kérdéseiről. Próbáljuk meg a helyébe képzelni magunkat, és az olvasó szemszögéből végiggondolni a leírtakat. Egy gyógyszertájékoztatóban például ezt olvasom: “A készítmény hatása a gépjárművezetéshez szükséges képességekre”. Ez az orvos nézőpontja, a beteg ehelyett azt kérdezi, hogy “vezethetek-e autót, ha ezt a gyógyszert szedem?”.

De nem elég a nézőpontváltás, az egyes szavakat is meg kell vizsgálnunk, érthetőek-e. Nagyon könnyű beleesni a szakzsargon csapdájába, és azt feltételezni, hogy mindenki más is érteni fogja a számunkra mindennapos kifejezéseket (lásd a korábbi SZJA példát). Egy másik bejegyzésben részletesen is írtam a megfelelő szóhasználatról.

Végül pedig teszteljük le az elkészült szöveget legalább egy, de inkább több olvasón. Ne a munkatársainkon, hiszen ők szintén túl sokat tudnak a témáról, hanem keressünk olyan embert, aki leginkább hasonlít a tényleges olvasókhoz.

Középpontban az olvasó” bejegyzéshez egy hozzászólás

  1. Üdvözlöm!
    Célkitűzése nagyon időszerű, hiszen hovatovább nem érti meg az ember a magyar hivatalok, cégek közléseit.
    Nem tudom ismeri- e, hogy az Osztrák-Magyar Monarchiában a hadseregben létezett az Átlagos Képességű Kapitány intézménye. Addig nem lehetett a vezérkartól egy parancsot kiadni, amig azt az ÁKK-al el nem olovastatták, és az el nem mondta volna, hogy mit kell cselekedni a parancs értelmében. Az ÁKK-t nagy gonddal választották ki, hogy szövegértése valóban a tiszti kar átlagát tükrözze.
    Nem ártana bevezetni legalább a közhivatalokban és a közszolgáltatóknál az átlagos képességű állampolgár intézményét

    Javaslom továbbá a Bunkó Politikus díj bevezetését, amelyet azok kapnák meg, akik transzparencia, klaszter, team, és más idegen szavak használatától gondolják műveltnek magukat.
    Érthetetlen számomra, hogy a számítástechnikában miért élünk az angol nyelv bűvöletében.? Ha valóban az a célja a kormányzatnak, hogy a számítógép használat álltalánossá váljon, miért nem a világháló, el/ektromos/ posta, énkép /facebook/ stb. szavakat használjuk? Hol vannak a nyelvészeink?

    Munkájához sok sikert kívánok.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük